5 errores comunes al elegir un ERP y cómo evitarlos

Uno de los grandes retos de una empresa es la elección del ERP que le permita conseguir una mayor organización empresarial y una toma de decisiones de forma más eficiente y rápida. Un software ERP puede ayudar a mejorar la colaboración empresarial entre los diferentes departamentos y gestionar los datos y procesos de forma más eficiente. Estas ventajas demuestran que es una de las inversiones más importantes en el mundo de los negocios actualmente.

Por ello, el primer paso para conseguir una implementación ERP exitosa es elegir el software y proveedor de ERP correcto. Para ello, os dejamos a continuación los 5 errores más comunes que se comenten a la hora de elegir un ERP y cómo evitarlos y elegir el software que mejor se ajuste a las necesidades de su empresa:

1. No saber qué se busca: El primer error que las empresas cometen de forma común es no tener una idea clara de las características que se buscan en un software ERP. La falta de información sobre qué funcionalidades básicas necesita su empresa puede llevar consigo una pérdida de dinero ya que existe el riesgo de que se acabe usando un software con características inútiles para el objetivo deseado. Este problema se puede resolver desarrollando una estrategia que especifique los efectos positivos de la utilización de un sistema ERP en cada una de las funciones de la empresa, desde marketing, ventas y logística, hasta recursos humanos, finanzas y producción. Haciendo esto, será capaz de identificar las necesidades de cada departamento y obtener un presupuesto inicial del proyecto.
2. No documentar los requisitos: saber lo que su empresa necesita es una cosa, pero definirlo y comunicarlo al proveedor de software es otra. No documentar los requisitos de su sistema puede dar como resultado que selecciones un software que cubra tus necesidades básicas, pero no las necesidades características que te distinguen de la competencia. A lo que el proveedor de ERP y tú debéis prestar atención es a las funcionalidades que pueden aportar una ventaja competitiva para tu empresa en el mercado.
3. Evaluación inadecuada del sistema: un error común en muchas empresas es elegir un proveedor de software basándose exclusivamente en lo mostrado durante la demostración del software. Esto puede conducir a una implementación no satisfactoria ya que no todos los proveedores pueden implementar todas las características específicas prometidas en la fase de demostración. Por ello, es aconsejable hacer una investigación profunda del proveedor, en especial de las implementaciones exitosas realizadas en la misma industria.
4. No dar prioridad a los criterios: la selección de criterios es otra de las partes olvidadas por las empresas durante el proceso de selección del ERP. Al establecer criterios de selección, se deben incluir todos los factores importantes que los usuarios del mismo vayan a necesitar. Aunque las necesidades puedan variar según el negocio, algunos de los criterios de selección que se deberían incluir serían:
   1. Funcionalidades: ¿qué características se necesitan en el sistema?
   2. Coste: ¿cumple los requisitos de presupuesto?
   3. Facilidad de uso: a la hora de aprender a utilizar el ERP
   4. Movilidad: ¿se puede usar en los dispositivos móviles?
   5. Confianza del proveedor: ¿sus clientes anteriores están satisfechos con el producto y el servicio?
   6. Soporte: ¿ofrece el vendedor un servicio al cliente para atender a las consultas, dudas o dar soluciones inmediatas cuando el sistema se caiga?
   7. Personalización: ¿se puede modificar la interfaz del sistema basándose en tus necesidades de negocio sin ayuda del vendedor?
5. No asegurar el servicio postventa del proveedor: una vez seleccionado el ERP, va a trabajar de forma directa y muy cercana a su proveedor de ERP. Sin embargo, es un error común en las empresas no proporcionar un servicio al cliente lo que provoca problemas sin resolver en el futuro. Es por ello que, al negociar con el vendedor de software se debe preguntar por el soporte de:
   1. Documentación de usuario
   2. Consultas
   3. Soporte telefónico
   4. Grupos de usuarios
   5. Guías de implementación

Evitando estos errores comunes, tu empresa podrá elegir el ERP que mejor se adapte a tu negocio y a tu presupuesto.

Fuente: CIOReview