Puntos clave al contratar un ERP

Un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales es uno de los sistemas de software más complejos para ser instalado en un entorno comercial. Debido a que los ERP pueden controlar las operaciones de toda la empresa, desde la aceptación de pedidos de clientes hasta el seguimiento de las cuentas a cobrar, una implementación exitosa puede mejorar la rentabilidad, ya que el proceso de comunicación entre las diferentes divisiones de la compañía se agiliza considerablemente.

Pero muchas instalaciones fallan, o no son tan eficientes como se contemplaban inicialmente. Además, muchas empresas tienen múltiples sistemas ERP, que pueden causar ineficiencias debido a la falta de comunicación entre los sistemas.

La contratación de un sistema ERP es bastante difícil. Pero en base a las tendencias recientes, un CIO también debe hacer un esfuerzo para incluir en cualquier contrato ERP la capacidad de integrar múltiples sistemas ERP con los demás. Este problema también surge en las fusiones y adquisiciones cuando los sistemas de la cadena de suministro, que tocan todos los aspectos de rendimiento de una empresa, se deben combinar.

A la hora de contratar una solución ERP se debe considerar lo siguiente:

Competencia: muchos contratos ERP restringen otros proveedores competitivos el acceso al software ERP. Se debe añadir una cláusula al contrato para asegurar que los proveedores de la competencia puedan tener acceso al sistema en una base.
Cooperación: cuando una empresa tiene la intención de combinar dos o más sistemas ERP, los competidores que prefieren no trabajar con los demás pueden producir demoras e ineficiencias innecesarias. Debe existir una cláusula en el contrato para fomentar la cooperación.
Propietario/Software cerrado: muchos de los sistemas ERP utilizan el software “cerrado”, que hace que sea mucho más difícil la comunicación con otros sistemas. Al elegir un sistema ERP, un CIO debe determinar si existen vínculos con el sistema que hagan más fácil la transmisión de archivos u otra información entre el sistema ERP y otros sistemas instalados en la empresa.
Cancelación anticipada: una cláusula de rescisión por conveniencia debe incorporarse en el contrato ERP. A veces, existen unos cargos por cancelación anticipada, y esa cláusula puede dar flexibilidad al CIO si llega a ser demasiado difícil combinar un sistema ERP en particular.

Fuente: The Wall Street Journal

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