9 errores que evitar al elegir un ERP
Los estudios demuestran que más del 50% de todos los sistemas ERP no se instalan a tiempo ni dentro del presupuesto. Un número significativo de empresas pasan de 8 a 12 meses adaptándose al nuevo sistema.
¿Cuáles son algunos de los errores que conducen a estos resultados? Aquí os dejamos 9 errores que se deben evitar para aumentar las posibilidades de éxito:
- Establecer mal las expectativas iniciales
Generalmente hay cinco cosas que la gerencia siempre quiere saber de antemano:
- ¿Cuáles son los requisitos del sistema de la empresa desde una perspectiva funcional?
- ¿Cuáles son las diferencias entre los sistemas comerciales disponibles y las necesidades de la compañía que pudieran requerir modificaciones?
- ¿Cuál es el coste total de propiedad para todo el proyecto?
- ¿Qué recursos internos y externos se requieren para implementar y apoyar el proyecto?
Se deben establecer expectativas precisas y fácilmente medibles y reales.
- Establecer la responsabilidad de selección en el departamento IT
No se trata de un proyecto sólo de IT. La implementación a gran escala de un ERP cambiará la forma en que la empresa trabaja. Se debe formar un equipo con aquellas personas que vayan a hacer uso del ERP, asegurándose cubrir todas las necesidades posibles. Igualmente, hay que asegurarse de que existe una persona responsable del proyecto que coordine y apoye el equipo.
- No desarrollar requisitos detallados del negocio
La mejor práctica es desarrollar un documento de requisitos en el que detallar toda la información útil y necesaria para la elección de un ERP.
- Búsqueda limitada, proveedores limitados
Se debe tener un listado de proveedores cualificados para así poder valorar las diferentes demostraciones y ventajas y desventajas de cada uno de ellos. No sólo obtendrá el mejor precio, sino que además los proveedores le podrán aportar conocimientos sobre buenas prácticas que no habría obtenido de otro modo.
- Elegir tecnología sobre funcionalidad
Se deben equilibrar las decisiones técnicas con las funciones disponibles del sistema. Sí, los sistemas y la plataforma son extremadamente importantes, pero no se debe renunciar a la funcionalidad por la tecnología más avanzada. El equilibrio siempre es lo mejor.
- Modificar y no adoptar la nueva aplicación
Las empresas a menudo tratan de hacer un nuevo sistema que se parezca al actual. Inicialmente, se deberían minimizar las modificaciones durante el proceso ya que añaden riesgo y coste y amplían los plazos. En las demostraciones de software, se deben evaluar los procesos del proveedor en lugar de decidir modificarlos.
- Demostraciones superficiales
Se suele seleccionar un sistema ERP después de pasar varias horas en una demostración del software. Esto no tiene sentido, ya que los sistemas son tan complejos y tienen tantas funciones que es necesario invertir más tiempo en la decisión para evaluar cada uno de los ERP. Se debe tomar el control de las demos, preparándose antes un guion que contenga todas las necesidades del equipo. Se deben preparar ejemplos detallados y enviarlos antes al proveedor para asegurarse de que la demo sea lo más productiva posible.
- Investigación previa del proveedor
Antes incluso de planificar una demo, se debe hacer una investigación exhaustiva del proveedor para tener la máxima información posible. Ahora, tener acceso a esa información es muy sencilla ya que las mismas páginas corporativas suelen incluir opiniones y casos de éxito de sus clientes actuales.
- Firmar el contrato prematuramente
No se debe desviar del proceso de compra por ofertas y promociones de última hora. Desde el principio, el proceso de compra y tiempo dedicado al mismo debe estar claro para no terminar firmando un contrato de forma prematura.
Fuente: Multichannel Merchant